Predictive Coding im Dokumentenprüfungsverfahren

Seit der Einführung der berüchtigten Jackson-Reformen im April 2013 stehen die Gewährleistung „angemessener“ Kosten und ein striktes Fallmanagement im Vordergrund der Überlegungen von Prozessanwälten. 

Glücklicherweise hat die kontinuierliche Weiterentwicklung von KI und maschinellem Lernen zu Lösungen geführt, die es einfacher machen, die Prozesskosten in einem angemessenen Rahmen zu halten, wovon nicht nur der Mandant, sondern die Gesellschaft als Ganzes profitiert.

Die prädiktive Kodierung ist eine dieser Entwicklungen, die den Prozess der Dokumentenprüfung revolutioniert hat.

Was ist Predictive Coding?

Systeme zur prädiktiven Kodierung wenden komplexe Algorithmen an, die auf der Grundlage ihrer Analyse von Sichtungentscheidungen ähnliche Dokumente identifizieren, deren Sichtung Vorrang erhält. Dadurch lässt sich die Sichtung irrelevanter Dokumente einschränken und relevante Dokumente so effizient wie möglich erfassen, was den Recall und die Präzision verbessert.

Die Theorie und Technologie hinter dem Predictive Coding basieren auf gängigen statistischen Verfahren, die in einer Vielzahl von Branchen weit verbreitet sind, darunter unter anderem in der Wirtschaftsprüfung, im Versicherungswesen, im Bankwesen, bei Finanzdienstleistungen, in der Pharmaindustrie und im Gesundheitswesen.  Prädiktive Technologien werden häufig zur Datenanalyse eingesetzt, um Risiken zu bewerten und Zukunftsprognosen zu erstellen. Zu den gängigen Anwendungsbereichen im Alltag zählen die Bonitätsbewertung, die Betrugserkennung und die Risikoprüfung.

Einer der größten Vorteile des Einsatzes von Predictive Coding bei der Dokumentenprüfung besteht darin, dass die Kosten – anders als bei der manuellen Prüfung – nicht im gleichen Maße steigen wie die Anzahl der zu prüfenden Dokumente.

Wie funktioniert Predictive Coding bei der Dokumentenprüfung?

In der Regel beginnt ein leitender Rechtsanwalt damit, einen Algorithmus anhand einer Reihe von „Startdokumenten“ zu „trainieren“. Der Algorithmus lernt aus den Merkmalen der Dokumente sowie aus den Reaktionen und Entscheidungen des Rechtsanwalts in Bezug auf diese Dokumente. Anschließend sucht er nach ähnlichen Dokumenten und ordnet diese nach ihrer Relevanz. Diese Dokumente können dann für die Prüfung priorisiert werden.  Der Prozess wird so lange fortgesetzt, bis das System keine weiteren relevanten Dokumente zur Prüfung mehr bereitstellt oder die Anzahl der verfügbaren Dokumente so gering wird, dass eine Fortsetzung des Prüfungsprozesses unverhältnismäßig wäre.

Die Zusammensetzung des Saatguts, die Dauer der Aufbereitung sowie der Umfang der anzuwendenden Qualitätskontrollmaßnahmen sind in Fachkreisen umstritten.

Die Rechtsprechung zur Verwendung von Predictive-Coding-Software

Seit 2015 wird prädiktive Technologie vor amerikanischen und irischen Gerichten eingesetzt[1].   Die Methode, mit der sich im Zusammenhang mit der Aktenprüfung Hunderttausende Pfund einsparen lassen, wurde erstmals vor englischen Gerichten im Fall „Pyrrho Investments u. a. gegen MWB Property u. a.“ [2016] EWHC 256 (Ch) zugelassen. In diesem Fall mussten über drei Millionen elektronische Dokumente im Hinblick auf ihre Offenlegung geprüft werden.

Es wurde vorgeschlagen, dass sich die Parteien zu Beginn des Verfahrens auf ein Protokoll für das Predictive Coding einigen, das unter anderem die Definition des Datensatzes und die Stichprobengröße umfasst. Anschließend mussten Kriterien für die Einbeziehung von Dokumenten in das Verfahren festgelegt werden; zu diesen Kriterien gehörten unter anderem, wer im Besitz der Dokumente war, der Datumsbereich und möglicherweise, ob die Dokumente bestimmte Schlüsselwörter enthielten. Eine repräsentative Stichprobe der einbezogenen Dokumente wurde verwendet, um die Software zu „trainieren“. Eine Person, die andernfalls über die Relevanz des gesamten Dokumentensatzes entschieden hätte, prüfte jedes Dokument in der Stichprobe, und jedes Dokument wurde entsprechend kategorisiert.

Bei seiner Entscheidung standen Richter Paul Matthews nur wenige englische Rechtsquellen zur Verfügung. Er zog daher Urteile aus anderen Rechtsordnungen heran, insbesondere den Fall „Moore gegen Publicis Groupe“ vor dem US-Bundesgericht, 11 Civ 1279 (ALC)(AJP) sowie den Fall „Irish Bank Resolution Corporation Ltd gegen Quinn“ [2015] IEHC 175. Letztendlich wurde der Einsatz von Predictive Coding im Rahmen der Dokumentenprüfung mit folgender Begründung genehmigt:

• Behörden aus ausländischen Rechtsordnungen sprachen sich dafür aus, in geeigneten Fällen auf Predictive Coding zurückzugreifen
• Es gab keine Anhaltspunkte dafür, dass das Predictive Coding zu einer geringeren Genauigkeit der offengelegten Informationen führte als eine manuelle Prüfung allein oder als die Kombination aus Stichwortsuche und manueller Prüfung.
• Die Anwendung des Ansatzes eines erfahrenen Juristen auf die (verfeinerte) ursprüngliche Stichprobe und anschließend auf den gesamten Dokumentenbestand wird durch den Einsatz eines Computers einheitlicher erfolgen als durch den Einsatz von Dutzenden, vielleicht sogar Hunderten von Mitarbeitern niedrigerer Gehaltsstufen, von denen jeder für sich versucht, die relevanten Kriterien auf einzelne Dokumente anzuwenden.
• Weder in der Zivilprozessordnung (CPR) noch in den Verfahrensanweisungen gibt es eine Bestimmung, die die Nutzung solcher Software verbietet.
• Die Kosten für eine manuelle Prüfung würden sich auf mehrere Millionen Pfund belaufen; daher wäre eine vollständige manuelle Prüfung jedes einzelnen Dokuments gemäß Absatz 25 der Verfahrensanweisung B zu Teil 31 „unzumutbar“, zumindest wenn eine geeignete automatisierte Alternative zu geringeren Kosten zur Verfügung steht.
• Die Parteien hatten sich bereits auf den Einsatz von Predictive-Coding-Software geeinigt und benötigten lediglich die Zustimmung des Gerichts.

Im Jahr 2016 gewann die Londoner Anwaltskanzlei Berwin Leighton Paisner (BLP) den ersten umstrittenen Antrag auf den Einsatz von Predictive Coding im Rahmen einer umfangreichen Dokumentenprüfung. Der Fall Brown gegen BCA Trading Ltd [2016] EWHC 1464 (Ch), betraf eine Meinungsverschiedenheit zwischen den Parteien darüber, ob die Beklagten die elektronische Offenlegung mittels Predictive Coding oder eines eher traditionellen Stichwortansatzes vornehmen sollten und ob eine Kostenverwaltungsanordnung hinsichtlich der Kostenbudgets der Parteien erlassen werden sollte, über die sich die Parteien teilweise, jedoch nicht vollständig, geeinigt hatten.

Die Beklagten argumentierten, dass der Einsatz von Predictive Coding die sinnvollste und verhältnismäßigste Methode zur Offenlegung sei. Sie gaben an, dass die Kosten hierfür bei etwa 132.000 £ lägen, während eine herkömmliche Stichwortsuche mindestens 250.000 £ kosten würde.

Herr Registrar Jones stellte bei seiner Entscheidung klar, dass die Kostenunterschiede zwischen Predictive Coding und der Stichwortsuche zwar relevant und ausschlaggebend seien, dies jedoch nur insoweit gelte, als diese Methoden zur Erreichung der erforderlichen Offenlegung wirksam seien.

„Wenn der Umfang der potenziellen Offenlegung sowohl hinsichtlich der Anzahl der Dokumente als auch hinsichtlich des Zeitaufwands für den Offenlegungsprozess erheblich ist, ist es für die Anwälte besonders wichtig, unter Berücksichtigung der tatsächlichen Streitpunkte die zu erwartenden Dokumentenkategorien zu ermitteln und Gespräche aufzunehmen, um den Arbeitsaufwand und damit die Kosten so gering wie möglich zu halten.“

Der Standesbeamte fuhr fort:

„Die Schriftsätze beider Seiten im Rahmen dieses Antrags gemäß § 994 des Unternehmensgesetzes von 2006 werfen äußerst weitreichende Fragen hinsichtlich der streitigen Sachverhalte auf.“

„Realistisch betrachtet zeigt die Erfahrung jedoch, dass sich der Streitgegenstand bis zum Beginn der mündlichen Verhandlung erheblich eingrenzen wird. Dies kann bedeuten, dass sich das, was auf der Grundlage der Schriftsätze in dieser Phase als notwendige Offenlegung erschien, als unnötig und sogar als weitgehend irrelevant für den Verlauf der mündlichen Verhandlung erweisen wird.“

Der Registerführer erklärte, dass Rechtsanwälte, auch wenn dies eine Herausforderung darstellen möge, einen „angemessenen Versuch“ unternehmen müssten, den Ausgang abzusehen.

„Ein erfolgreiches Ergebnis beim Einsatz von Predictive Coding hängt zumindest bis zu einem gewissen Grad davon ab, ob es den Parteien gelungen ist, zunächst die Streitfragen und damit die für das Offenlegungsverfahren relevanten Dokumentenkategorien bzw. -typen einzugrenzen.“

Unter Bezugnahme auf die Entscheidung in der Rechtssache „Pyrrho Investments u. a. gegen MWB Property u. a.“ stellte der Geschäftsstellenleiter fest, dass alle von Master Paul Matthews angeführten Gründe für den Einsatz von Predictive Coding auf den vorliegenden Fall zuträfen, mit Ausnahme eines Punktes, der sich auf die Einigung der Parteien bezog. Dennoch wurde die Anordnung zum Einsatz von Predictive Coding erlassen:

„Bislang gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass Predictive Coding nicht in der Lage sein wird, jene Dokumente zu identifizieren, die andernfalls beispielsweise durch eine Stichwortsuche ermittelt würden – und, was noch wichtiger ist, ohne dass den Mitarbeitern bzw. Beauftragten umfangreiche Untersuchungen darüber entstehen, ob Dokumente offengelegt werden sollten oder nicht.“

Die Zukunft des Predictive Coding in Großbritannien

BLP führt die Aufdeckung von Dokumenten, die zum Erfolg in der Rechtssache ihres Mandanten beigetragen haben, auf den Einsatz von Predictive Coding zurück.

Oliver Glynn-Jones, Partner im Bereich Unternehmensrisiken, erklärte gegenüber Legal IT Insider: „Bei der Fallbesprechung mussten wir für Predictive Coding plädieren und legten Belege vor, um zu zeigen, dass es besser ist als die manuelle Prüfung und etwa ein Drittel günstiger als diese. Alle vom Gericht geforderten Sicherheitsvorkehrungen waren vorhanden, und wir konnten das Gericht davon überzeugen, dass dies der richtige Weg sei.“

Er fügte hinzu: „Dies ist ein Fall, in dem die Dokumente für das Urteil von entscheidender und zentraler Bedeutung waren – und genau das war das Ergebnis des Predictive-Coding-Verfahrens[2]“.

Britische Anwaltskanzleien haben sich mit der Einführung von Predictive Coding langsamer angefreundet als ihre Kollegen in den USA. Der Erfolg von BLP dürfte jedoch den Weg dafür ebnen, dass weitere Kanzleien diese Technologie nutzen. Herr Glyn-Jones erklärte:

„Tatsache ist, dass die Gerichte diese Technologie bereits kennen und sie nutzen wollen. Wenn es ein Beispiel gibt, bei dem sie in einem umstrittenen Fall eingesetzt wurde und sich bewährt hat, dann werden die Leute darauf verweisen, um zu zeigen, dass sie in der Praxis funktioniert.“

Lineal ist ein weltweit führender Anbieter von flexiblen eDiscovery- und Prozessunterstützungslösungen. Wenn Sie mehr über Predictive Coding, eDiscovery und unsere weiteren Dienstleistungen erfahren möchten, rufen Sie uns bitte unter +44 (0)20 7940 4799 an oder senden Sie eine E-Mail an info@linealservices.com.

[1] Irish Bank Resolution Corporation Ltd u. a. gegen Quinn u. a. [2015] IEHC 175: In diesem Urteil wurde der Einsatz von Predictive Coding im Rahmen der Offenlegung vor irischen Gerichten genehmigt.

[2] https://www.legaltechnology.com/latest-news/blp-wins-in-disputed-uk-predictive-coding-case-david-brown-v-bca/