Codificação preditiva no processo de análise de documentos

Desde a introdução das famosas reformas de Jackson, em abril de 2013, a garantia de custos «razoáveis» e uma gestão rigorosa dos processos têm estado no centro das preocupações dos advogados litigantes. 

Felizmente, o desenvolvimento contínuo da IA e da aprendizagem automática conduziu a soluções que facilitam a manutenção dos custos dos processos dentro de limites razoáveis, o que beneficia não só o cliente, mas também a sociedade no seu conjunto.

A codificação preditiva é um desses avanços que revolucionou o processo de verificação de documentos.

O que é a codificação preditiva?

Os sistemas de codificação preditiva utilizam algoritmos complexos que, com base na sua análise das decisões de triagem, identificam documentos semelhantes cuja triagem recebe prioridade. Desta forma, é possível limitar a análise de documentos irrelevantes e capturar os documentos relevantes da forma mais eficiente possível, o que melhora a recuperação e a precisão.

A teoria e a tecnologia subjacentes ao Predictive Coding baseiam-se em métodos estatísticos comuns, amplamente utilizados numa grande variedade de setores, incluindo, entre outros, a auditoria, o setor dos seguros, a banca, os serviços financeiros, a indústria farmacêutica e os cuidados de saúde.  As tecnologias preditivas são frequentemente utilizadas na análise de dados para avaliar riscos e elaborar previsões futuras. Entre as áreas de aplicação mais comuns na vida quotidiana contam-se a avaliação da solvabilidade, a deteção de fraudes e a análise de riscos.

Uma das maiores vantagens da utilização da codificação preditiva na análise de documentos reside no facto de os custos – ao contrário do que acontece com a análise manual – não aumentarem na mesma proporção que o número de documentos a analisar.

Como funciona a codificação preditiva na verificação de documentos?

Normalmente, um advogado responsável começa por «treinar» um algoritmo com base numa série de «documentos iniciais». O algoritmo aprende com as características dos documentos, bem como com as reações e decisões do advogado relativamente a esses documentos. Em seguida, procura documentos semelhantes e ordena-os por ordem de relevância. Estes documentos podem então ser priorizados para análise.  O processo continua até que o sistema deixe de disponibilizar mais documentos relevantes para análise ou até que o número de documentos disponíveis se torne tão reduzido que a continuação do processo de análise se torne desproporcionada.

A composição das sementes, a duração do tratamento e o âmbito das medidas de controlo de qualidade a aplicar são temas controversos entre os especialistas.

A jurisprudência relativa à utilização de software de codificação preditiva

Desde 2015 que a tecnologia preditiva tem vindo a ser utilizada nos tribunais americanos e irlandeses[1].   O método, que permite poupar centenas de milhares de libras no contexto da análise de processos, foi admitido pela primeira vez nos tribunais ingleses no processo «Pyrrho Investments e outros contra MWB Property e outros» [2016] EWHC 256 (Ch). Neste caso, foi necessário analisar mais de três milhões de documentos eletrónicos com vista à sua divulgação.

Foi proposto que as partes chegassem a acordo, no início do processo, sobre um protocolo para a codificação preditiva, que incluísse, entre outros aspetos, a definição do conjunto de dados e a dimensão da amostra. Posteriormente, foi necessário definir critérios para a inclusão de documentos no processo; entre esses critérios contavam-se, nomeadamente, quem era o detentor dos documentos, o intervalo de datas e, eventualmente, se os documentos continham determinadas palavras-chave. Foi utilizada uma amostra representativa dos documentos incluídos para «treinar» o software. Uma pessoa, que, de outra forma, teria de decidir sobre a relevância de todo o conjunto de documentos, analisou cada documento da amostra, e cada documento foi categorizado em conformidade.

Ao proferir a sua decisão, o juiz Paul Matthews dispunha apenas de poucas fontes jurídicas inglesas. Por isso, recorreu a acórdãos de outros ordenamentos jurídicos, nomeadamente ao processo «Moore contra Publicis Groupe» no Tribunal Federal dos EUA, 11 Civ 1279 (ALC)(AJP), bem como ao processo «Irish Bank Resolution Corporation Ltd contra Quinn» [2015] IEHC 175. Por fim, a utilização da codificação preditiva no âmbito da análise de documentos foi autorizada com a seguinte fundamentação:

• As autoridades de ordenamentos jurídicos estrangeiros manifestaram-se a favor do recurso à codificação preditiva em casos adequados
• Não havia indícios de que a codificação preditiva levasse a uma menor precisão das informações divulgadas do que uma verificação manual isolada ou do que a combinação de pesquisa por palavras-chave e verificação manual.
• A aplicação da abordagem de um jurista experiente à amostra inicial (aperfeiçoada) e, posteriormente, a todo o conjunto de documentos será realizada de forma mais uniforme através da utilização de um computador do que através do recurso a dezenas, talvez até centenas de colaboradores com salários mais baixos, cada um dos quais tenta, por si só, aplicar os critérios relevantes a documentos individuais.
• Nem no Código de Processo Civil (CPR) nem nas instruções processuais existe qualquer disposição que proíba a utilização desse tipo de software.
• Os custos de uma verificação manual ascenderiam a vários milhões de libras; por conseguinte, uma verificação manual completa de cada documento, nos termos do n.º 25 da Instrução Procedimental B da Parte 31, seria «inaceitável», pelo menos se existir uma alternativa automatizada adequada a um custo inferior.
• As partes já tinham chegado a acordo quanto à utilização de software de codificação preditiva e apenas necessitavam da autorização do tribunal.

Em 2016, o escritório de advogados londrino Berwin Leighton Paisner (BLP) ganhou o primeiro pedido controverso para a utilização de codificação preditiva no âmbito de uma análise exaustiva de documentos. O processo Brown contra BCA Trading Ltd [2016] EWHC 1464 (Ch) dizia respeito a uma divergência entre as partes quanto à forma como os réus deveriam proceder à divulgação eletrónica — através da codificação preditiva ou de uma abordagem mais tradicional baseada em palavras-chave — e quanto à necessidade de emitir uma ordem de gestão de custos relativamente aos orçamentos das partes, sobre os quais as partes tinham chegado a acordo parcial, mas não total.

Os réus argumentaram que a utilização da codificação preditiva era o método mais adequado e proporcionado para a divulgação dos documentos. Afirmaram que os custos associados a este método ascenderiam a cerca de 132 000 £, enquanto uma pesquisa convencional por palavras-chave custaria, no mínimo, 250 000 £.

O secretário Jones deixou claro, na sua decisão, que, embora as diferenças de custos entre a codificação preditiva e a pesquisa por palavras-chave fossem relevantes e determinantes, tal só se aplicava na medida em que esses métodos fossem eficazes para alcançar a divulgação necessária.

«Quando o âmbito da potencial divulgação for considerável, tanto no que diz respeito ao número de documentos como ao tempo necessário para o processo de divulgação, é particularmente importante que os advogados identifiquem as categorias de documentos previsíveis, tendo em conta os pontos de litígio efetivos, e encetem conversações para reduzir ao mínimo o volume de trabalho e, consequentemente, os custos.»

O oficial do registo civil continuou:

«As alegações de ambas as partes no âmbito deste pedido, nos termos do artigo 994.º da Lei das Sociedades de 2006, levantam questões de enorme alcance relativamente aos factos em litígio.»

«Numa perspetiva realista, a experiência mostra, contudo, que o objeto do litígio se irá restringir consideravelmente até ao início da audiência. Isto pode significar que aquilo que, com base nas alegações escritas nesta fase, parecia ser uma divulgação necessária, venha a revelar-se desnecessário e até mesmo, em grande medida, irrelevante para o desenrolar da audiência.»

O responsável pelo registo explicou que os advogados, mesmo que isso possa representar um desafio, têm de fazer uma «tentativa razoável» para prever o desfecho.

«O sucesso da aplicação da codificação preditiva depende, pelo menos em certa medida, do facto de as partes terem conseguido, numa primeira fase, delimitar as questões em litígio e, consequentemente, as categorias ou tipos de documentos relevantes para o processo de divulgação.»

Com referência à decisão proferida no processo «Pyrrho Investments e outros contra MWB Property e outros» o secretário do tribunal constatou que todos os motivos invocados pelo Master Paul Matthews para a utilização da codificação preditiva se aplicavam ao presente caso, com exceção de um ponto que se referia ao acordo entre as partes. No entanto, foi emitida a ordem para a utilização da codificação preditiva:

«Até ao momento, não há indícios de que o Predictive Coding não seja capaz de identificar os documentos que, de outra forma, seriam encontrados, por exemplo, através de uma pesquisa por palavras-chave – e, mais importante ainda, sem que os colaboradores ou representantes tenham de realizar investigações exaustivas para determinar se os documentos devem ou não ser divulgados.»

O futuro da codificação preditiva no Reino Unido

A BLP atribui a identificação dos documentos que contribuíram para o sucesso do processo do seu cliente à utilização da codificação preditiva.

Oliver Glynn-Jones, sócio na área de riscos empresariais, explicou ao Legal IT Insider: «Durante a discussão do caso, tivemos de defender a utilização da codificação preditiva e apresentámos provas para demonstrar que é superior à análise manual e cerca de um terço mais económica do que esta. Todas as medidas de segurança exigidas pelo tribunal estavam em vigor e conseguimos convencer o tribunal de que este era o caminho certo a seguir.»

Acrescentou: «Este é um caso em que os documentos foram de importância decisiva e fundamental para o acórdão — e foi precisamente esse o resultado do processo de codificação preditiva[2]».

Os escritórios de advogados britânicos têm-se adaptado mais lentamente à introdução da codificação preditiva do que os seus homólogos nos EUA. No entanto, o sucesso da BLP deverá abrir caminho para que outros escritórios utilizem esta tecnologia. O Sr. Glyn-Jones explicou:

«A verdade é que os tribunais já conhecem esta tecnologia e pretendem utilizá-la. Se houver um exemplo em que tenha sido utilizada num caso controverso e tenha dado bons resultados, as pessoas irão referir-se a ele para demonstrar que funciona na prática.»

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[1] Irish Bank Resolution Corporation Ltd e outros contra Quinn e outros [2015] IEHC 175: Neste acórdão, foi autorizada a utilização da codificação preditiva no âmbito da divulgação de documentos perante os tribunais irlandeses.

[2] https://www.legaltechnology.com/latest-news/blp-wins-in-disputed-uk-predictive-coding-case-david-brown-v-bca/