Ist es nicht an der Zeit, die Überprüfung von „Dokumenten“ zu überdenken?

Auf dem diesjährigen Relativity Fest befasste sich diese Sitzung am Mittwoch, dem 25. September, mit dem Titel „Ist es nicht an der Zeit, die ‚Dokumentenprüfung‘ zu überdenken?“  mit den sich wandelnden Aspekten der Dokumentenprüfung in der heutigen Zeit und stellte die Frage, ob die traditionelle Definition eines „Dokuments“ noch relevant ist. Gemeinsam mit Rose Jones, Nirav Shah und Adam Rouse untersuchten wir die zunehmende Komplexität und das wachsende Volumen von Discovery-Daten, während die rechtlichen Verpflichtungen unverändert bleiben. 

Die Vielfalt der im Rahmen der Beweisaufnahme zu prüfenden Datentypen – von herkömmlichen Microsoft-Office-Dokumenten und E-Mails bis hin zu Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams, Bildern und strukturierten Datenrepositorien – macht die gesetzlichen Prüfpflichten komplexer und anspruchsvoller. Um sich darauf einzustellen, muss die Rechtsbranche ihren Fokus von dokumentenzentrierten auf datenzentrierte Überprüfungsprozesse verlagern. Dieser Paradigmenwechsel ist unerlässlich, um neue Datentypen zu bewältigen, die Effizienz zu steigern und die Compliance zu gewährleisten, während gleichzeitig Sanktionen vermieden werden. Darüber hinaus können neue datenzentrierte Methoden auch auf traditionelle Dokumente angewendet werden, um diese außerhalb der Grenzen herkömmlicher Dokumentenstrukturen zu überprüfen und gegebenenfalls bereitzustellen.  Die Referenten hoben die Herausforderungen bei der Anpassung an rasante technologische Fortschritte, die Bedeutung von Datenkompetenz sowie die Notwendigkeit hervor, dass Anwälte ihre Herangehensweise an die Beweisaufnahme überdenken müssen – insbesondere beim Umgang mit riesigen Datensätzen und beim Einsatz von KI-Tools für eine schnellere und genauere Analyse. 

Das Gespräch unterstrich zudem die Bedeutung generativer KI für die Neugestaltung der Dokumentenprüfung und der Prozessstrategien. KI-Tools wie Relativity aiR unterstützen Rechtsabteilungen dabei, Dokumente zu prüfen und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, um Fallstrategien effektiver zu gestalten. Die Diskussionsteilnehmer erörterten, wie diese Tools es ihnen ermöglichen, sich auf Zeugenvernehmungen vorzubereiten, Dokumente der Gegenseite zu analysieren und schnellere, fundiertere Entscheidungen zu treffen. 

Sie wiesen zudem darauf hin, dass moderne Rechtsabteilungen darauf abzielen sollten, als Geschäftspartner ihrer Kunden und Lieferanten zu fungieren und die aus der Dokumentenprüfung gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Unternehmen ihre Abläufe verbessern oder Kosten senken könnten. Durch die Abkehr vom traditionellen Modell der Dokumentenprüfung plädierte die Podiumsrunde für einen innovativeren Ansatz in der Rechtspraxis, der KI und Datenanalyse integriert, um einen Mehrwert über den Discovery-Prozess hinaus zu schaffen. 

David Cowen, ein Teilnehmer aus dem Publikum, fragte nach der Möglichkeit eines sekundären oder tertiären Nutzens der im Rahmen der Discovery-Praxis gewonnenen Daten.  Rose Jones stimmte zu, dass die Nutzung und Wiederverwendung von Discovery-Datenelementen für ihre Markteinführung und den Aufbau tieferer Beziehungen zu den Mandanten der Kanzlei von entscheidender Bedeutung sei. Nirav Shah und Adam Rouse pflichteten ihr bei und fügten hinzu, dass es Teil ihrer Erwartungen und der Überprüfung externer Rechtsberater sei, einen Mehrwert zu schaffen, der über eine einmalige Vertretung hinausgeht. 

Über den Autor

Brian Stempel ist eine Führungskraft im Bereich Anwaltskanzlei-Technologie und Vordenker mit über 30 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung innovativer Lösungen und Dienstleistungen für die Rechtsbranche. Er ist Senior Vice President of Strategic Client Solutions bei Lineal, wo er Kunden dabei unterstützt, rechtliche Herausforderungen mit der preisgekrönten Amplify-Plattform von Lineal zu bewältigen. Vor seiner Tätigkeit bei Lineal leitete Brian den Bereich eDiscovery bei Kirkland & Ellis, Paul Hastings und Debevoise & Plimpton. Als lebenslanger Lernender verfügt er zudem über Zertifikate aus Weiterbildungsprogrammen für Führungskräfte der Cornell University, der MIT Sloan School of Management, der Columbia Business School und der Harvard Business School in verschiedenen Bereichen wie künstliche Intelligenz, Innovation, DEI und Führung. 

Über Lineal  

Lineal ist ein innovatives Unternehmen für eDiscovery- und Legal-Tech-Lösungen, das Anwaltskanzleien und Unternehmen mit modernen Strategien für das Datenmanagement und die Datenprüfung unterstützt. Lineal wurde 2009 gegründet und hat sich auf umfassende eDiscovery-Dienstleistungen spezialisiert. Dabei nutzt das Unternehmen seine firmeneigene Technologieplattform „Amplify“, um die Effizienz und Genauigkeit bei der Bearbeitung großer Mengen elektronischer Daten zu steigern. Mit einer globalen Präsenz und einem Team aus erfahrenen Fachleuten hat sich Lineal zum Ziel gesetzt, maßgeschneiderte Lösungen zu liefern, die für seine Kunden optimale rechtliche Ergebnisse erzielen. Weitere Informationen finden Sie unter lineal.com