Der blinde Fleck bei der Compliance: Risiken erkennen, bevor sie Sie erwischen

Fragt man einen Compliance-Beauftragten, was ihm am meisten Sorgen bereitet, dann ist es selten das Problem, das bereits auf seinem Schreibtisch liegt. Es ist vielmehr das Problem, das noch niemand entdeckt hat.

Den meisten Compliance-Teams mangelt es nicht an Richtlinien, Leitfäden, Schulungen oder guten Absichten. Was ihnen fehlt, ist ein praktischer Ansatz, um Probleme aufzuspüren, bevor jemand anderes sie für sie entdeckt: eine Aufsichtsbehörde, ein Journalist oder ein ehemaliger Mitarbeiter mit einem Screenshot und einem Groll.

Die Ursache ist struktureller Natur, und es lohnt sich, sie zu verstehen, denn die Behebung des Problems ist weniger aufwendig, als die meisten Compliance-Teams und die verantwortlichen Führungskräfte oft annehmen.

Warum Compliance-Teams weiterhin reaktiv agieren

Fünf Kräfte, die zusammenwirken, bringen selbst gut geführte Compliance-Abteilungen still und leise ins Hintertreffen.

Wenn man diese fünf Faktoren zusammennimmt, ergibt sich die Rechnung von selbst: begrenzte personelle Ressourcen, begrenzte Zeit, rechtliche Vorsicht und steigendes Arbeitsvolumen. Angesichts dieser Kombination wird fast jedes Team automatisch dieselbe Haltung einnehmen. Man wartet auf die Beschwerde, den Aussteiger, das Schreiben, anstatt an einem ruhigen Dienstag aktiv nach Problemen zu suchen.

Der Preis dafür, es zu spät zu erfahren

Reaktive Compliance hat versteckte Kosten, die erst später anfallen – und genau das macht es so leicht, sie zu ignorieren.

Wenn ein Problem von selbst ans Licht kommt, ist es selten noch geringfügig. Was sechs Monate zuvor vielleicht noch eine stille, interne Korrektur gewesen wäre, kann schnell zu einer offiziellen Angelegenheit werden: Eine Aufsichtsbehörde stellt Fragen, der Vorstand verlangt Antworten, und die Rechnung spiegelt eher das Ausmaß des Chaos wider als das Ausmaß des ursprünglichen Problems.

Die Tools, die groß angelegte Untersuchungen und Offenlegungen ermöglichen – darunter KI-gestützte Überprüfungen, verwaltete Datenerfassung und strukturierte Arbeitsabläufe –, gibt es schon seit Jahren. Sie wurden jedoch ursprünglich für einen anderen Zweck entwickelt: für umfassende Rechtsstreitigkeiten und die Reaktion auf behördliche Anforderungen, nicht für die weniger aufwendigen, laufenden Aufgaben der internen Prüfungen. Diese Diskrepanz ist die Lücke, mit der sich die meisten Compliance-Teams einfach abgefunden haben.

Ein weniger aufwendiger Weg

Eine Stichprobenprüfung zur Einhaltung der Vorschriften ist keine behördliche Untersuchung, und genau die Tatsache, dass man sie wie eine solche behandelt, lässt sie als unerschwinglich erscheinen.

Diese Unterscheidung hat Auswirkungen darauf, was ein Compliance-Team routinemäßig tun kann – und nicht erst dann, wenn es bereits zu spät ist.

Was sich durch Managed eDiscovery tatsächlich ändert

• Optimierte Datenerfassung und -auswertung. Ein Managed Service übernimmt die technischen Abläufe und sorgt für die regionale Datenerfassung auf fünf Kontinenten und in elf Rechenzentren, sodass intern weder neue Systeme aufgebaut noch zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
• KI, die die Nadel im Heuhaufen findet. Amplify™ filtert aus Millionen von Dokumenten innerhalb von Stunden statt Wochen eine Handvoll relevanter Dokumente heraus. Bei einer grenzüberschreitenden Wettbewerbsprüfung wurden 8,6 Millionen Dokumente hochgeladen, von denen nur 87.000 einer manuellen Überprüfung bedurften.
• Berichte, die tatsächlich gelesen werden. Dashboards wandeln Rohdaten aus Bewertungen in Informationen um, auf deren Grundlage ein Compliance-Team, der Vorstand oder der Prüfungsausschuss Maßnahmen ergreifen kann.
• Institutionelles Gedächtnis. Jede Stichprobenprüfung dient als Grundlage für die nächste, sodass künftige Prüfungen eher von den bisherigen Erkenntnissen des Compliance-Teams geprägt sind als von einer allgemeinen Stichwortliste.
• Messbare Risikominderung. Dank frühzeitiger Signale kann ein Compliance-Team proaktiv auf Risiken reagieren, anstatt nur darauf zu reagieren, und die Veränderung des Risikoniveaus wird zu etwas, das das Team dem Vorstand nachweisen kann, anstatt es nur zu behaupten.

Wo soll man anfangen?

Dafür sind weder ein größeres Budget noch ein größeres Team erforderlich. Es kommt vielmehr darauf an, eine Stichprobe als das zu betrachten, was sie tatsächlich ist: unkompliziert, schnell und wiederholbar – und nicht als etwas, das man vermeiden sollte, weil es sich so anfühlt, als würde man eine formelle Untersuchung einleiten.

Eine erste Stichprobenprüfung ist in der Regel bewusst eng gefasst: ein Geschäftsbereich, eine Datenquelle, eine Fragestellung. Das Risiko- und Compliance-Support-Team von Lineal führt proaktive Testprogramme für Rechts- und Compliance-Funktionen in verschiedenen Rechtsräumen durch, und im ersten Gespräch geht es in der Regel darum, den Umfang der Fragestellung abzugrenzen. Nehmen Sie Kontakt auf, um mit Ilan Sherr, Vice President of Investigations and Regulatory Response, zu besprechen, was eine erste Überprüfung umfassen würde.

Die Organisationen, die Risiken vorbeugen, sind selten diejenigen mit den meisten Ressourcen. Es sind vielmehr diejenigen, die bereit sind, selbst die Initiative zu ergreifen, bevor sie dazu aufgefordert werden.

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Über den Autor

Ilan Sherr ist ein führender Experte für Regulierungsfragen und KI-Compliance mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Beratung globaler Unternehmen in den Bereichen Wettbewerbsrecht, interne Ermittlungen und angewandte KI. Ilan hat globale Unternehmen bei Razzien, Kartelluntersuchungen, internen Ermittlungen, Fusionskontrolle und länderübergreifenden Regulierungsstrategien beraten. Er ist Vice President für Untersuchungen und regulatorische Maßnahmen bei Lineal, wo er Kunden dabei unterstützt, von einer reaktiven Herangehensweise im Umgang mit behördlichen Maßnahmen zu einem proaktiven, datengestützten Regulierungsmanagement überzugehen, wobei er die Produkte und Dienstleistungen von Lineal, einschließlich der Amplify™-Toolsuite, einsetzt. Vor seiner Tätigkeit bei Lineal war Ilan als Executive Director bei DLA Piper tätig, wo er Aiscension gründete, ein KI-gestütztes Compliance-Unternehmen, das von „The Lawyer“, den „Financial Times Innovative Lawyer Awards“, „Legal Week“ und „ALM Law.com“ ausgezeichnet wurde. Als zugelassener Rechtsanwalt in England und Wales sowie in der Republik Irland wurde er für seine Arbeit im Bereich KI und rechtliches Risikomanagement in die „Hot 100“ von „The Lawyer“ aufgenommen.

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Über Lineal

Lineal ist ein innovatives Unternehmen für eDiscovery- und Legal-Technology-Lösungen, das Anwaltskanzleien und Unternehmen mit modernen Strategien für das Datenmanagement und die Datenprüfung unterstützt. Lineal wurde 2009 gegründet und hat sich auf umfassende eDiscovery-Dienstleistungen spezialisiert. Dabei nutzt das Unternehmen seine firmeneigene Technologieplattform Amplify™, um die Effizienz und Genauigkeit bei der Bearbeitung großer Mengen elektronischer Daten zu steigern. Mit einer globalen Präsenz und einem Team aus erfahrenen Fachleuten hat sich Lineal zum Ziel gesetzt, maßgeschneiderte Lösungen zu liefern, die für seine Kunden optimale rechtliche Ergebnisse erzielen. Weitere Informationen finden Sie unter lineal.com.