Halten Unternehmen bei den eDiscovery-Schulungen Schritt?

Investitionen in eDiscovery ohne regelmäßige und effektive Schulungen können sich negativ auf die erzielten Ergebnisse auswirken.

Jüngsten Untersuchungen zufolge weisen viele stark regulierte Unternehmen, beispielsweise aus dem Finanz- und Pharmasektor, Defizite bei der Durchführung von eDiscovery-Schulungen auf. In vielen Fällen haben eDiscovery-Teams daher darauf zurückgegriffen, die Schulungen selbst in die Hand zu nehmen. Warum genau dieser Trend besteht, ist nicht ganz klar. Es könnte jedoch daran liegen, dass die internen Rechtsabteilungen in einigen Unternehmen den detaillierten Prozessen nicht genügend Aufmerksamkeit schenken.

Warum sind eDiscovery-Schulungen so wichtig?

Um sicherzustellen, dass elektronische Beweismittel rechtlich haltbar bleiben

Der Prozess der Suche, Organisation, Prüfung und Analyse von ESI ist technisch und rechtlich komplex und entscheidend für den Erfolg eines Rechtsstreits. Trotz seiner Bedeutung versäumen es viele Organisationen nach wie vor, in spezialisiertes Personal für die Durchführung des eDiscovery-Prozesses zu investieren, weshalb häufig Rechtsassistenten und juristische Sachbearbeiter mit der Umsetzung solcher Projekte betraut werden.  Ohne entsprechende Schulung fehlen ihnen möglicherweise die erforderlichen Fähigkeiten, um den Prozess in rechtlich vertretbarer Weise durchzuführen. So kann es beispielsweise aufgrund mangelnder Schulung vorkommen, dass Anwender die Bedeutung der Sicherung von Metadaten nicht verstehen, was wiederum für die Beweissicherung von entscheidender Bedeutung sein kann.  Schon allein durch das Öffnen eines Dokuments oder dessen Verschieben an einen anderen Speicherort können Metadaten verändert und unbrauchbar gemacht werden.

Reife erfordert Fachwissen

Wie das EDRM-Reifegradmodell verdeutlicht, können Organisationen, die eDiscovery durchführen, von chaotisch bis hin zu integriert und organisiert reichen. Eines der Kernkriterien, anhand dessen der Reifegrad bewertet wird, ist die Fachkompetenz – also das Ausmaß, in dem die Organisation über juristische und IT-Kenntnisse verfügt, die zur Durchführung von eDiscovery-Projekten erforderlich sind. Ein weiteres Kriterium ist der Fokus: Geht es der Organisation lediglich darum, „die Arbeit zu erledigen“, oder verfolgt sie einen hochgradig organisierten und vernetzten Ansatz? Letztendlich können eDiscovery-Schulungen beide Aspekte verbessern, indem sie den Bedarf an „Versuch und Irrtum“ minimieren und verhindern, dass von Anfang an schlechte Praktiken erlernt werden, die sich später nur schwer wieder abgewöhnen lassen. Durch das Verständnis des EDRM-Prozesses und der Kernprinzipien von eDiscovery auf allen Ebenen können die Mitarbeiter sicherstellen, dass sie vom ersten Tag an zum Aufbau der Reife des Unternehmens beitragen können.

Die Bedeutung der Überprüfung Ihrer Ergebnisse

Einer der grundlegenden Aspekte einer effektiven eDiscovery ist die Notwendigkeit, Suchbegriffe zu identifizieren, die die wesentlichen Ergebnisse liefern. Dies kann den Einsatz komplexer Suchvorgänge und Logik erfordern, um irrelevante Ergebnisse herauszufiltern und relevante Ergebnisse einzubeziehen. Anschließend sind Tests erforderlich, um sicherzustellen, dass die endgültigen Suchbegriffe gültig sind. Daher müssen Mitarbeiter, die eDiscovery-Projekte durchführen, verstehen, wie Suchanfragen aufgebaut und die Ergebnisse getestet werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

eDiscovery-Softwarelösungen unterscheiden sich erheblich voneinander

Auch wenn das EDRM im Bereich eDiscovery universell anwendbar sein mag, benötigen die Mitarbeiter dennoch Schulungen zu der spezifischen Software, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt. Jedes Softwarepaket unterscheidet sich unter anderem hinsichtlich des Layouts der Benutzeroberfläche, der verwendeten Terminologie, der Komplexität und der verfügbaren Tools. Nur weil ein Mitarbeiter beispielsweise in einer früheren Organisation Erfahrung mit Relativity gesammelt hat, bedeutet das nicht, dass er automatisch weiß, wie man eine andere Lösung bedient. Einige Lösungen werden lokal installiert, während andere cloudbasiert sind, was für den Nutzer bereits neue Herausforderungen mit sich bringen kann. Aus diesem Grund empfehlen wir, sicherzustellen, dass die Nutzer von eDiscovery-Software eine Schulung erhalten, die speziell auf das verwendete Produkt zugeschnitten ist und idealerweise der Art und Weise entspricht, wie es in Ihrem Unternehmen implementiert und genutzt wird, um eine maximale Wirkung zu erzielen.

Wie kann eine eDiscovery-Schulung durchgeführt werden?

Schulungen werden von Anbietern von eDiscovery-Software, Beratungsunternehmen und spezialisierten Anbietern von Unternehmensschulungen angeboten.

Bevor Sie jedoch mit einem Schulungsprogramm zum Thema eDiscovery beginnen, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten:

• Wer sind die wichtigsten Nutzergruppen? – d. h. Endnutzer wie Ermittler in Rechtsangelegenheiten und IT-Administratoren
• Der Stand der vorhandenen internen Kompetenzen – dies hilft bei der Entscheidung, ob Sie externe Trainer hinzuziehen müssen oder ob Sie auf die vorhandenen Teammitglieder zurückgreifen können
• Die Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter – wenn die Anzahl sehr gering ist, können Sie in Erwägung ziehen, diese zu einer externen Schulung zu schicken (was zudem die Kosten senkt). Ist die Anzahl höher, können Sie einen spezialisierten Trainer beauftragen.
• Verfügen Sie über die erforderliche Ausrüstung, um Mitarbeiter zu schulen?
• Verfügen Sie über unternehmensspezifische eDiscovery-Prozesse? Falls ja, müssen Sie sicherstellen, dass die angebotenen Schulungen alle Besonderheiten berücksichtigen, die bei der Durchführung von eDiscovery-Projekten in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen.

Unabhängig davon, ob Sie sich für externe oder interne Schulungsressourcen entscheiden, müssen Sie auch darüber nachdenken, wie Sie sicherstellen können, dass die angebotenen Schulungen auf dem neuesten Stand bleiben und alle neuen Prozesse und Verfahren widerspiegeln, die Sie eingeführt haben.

Schlusswort

Es kann gar nicht genug betont werden, wie wichtig regelmäßige und effektive Schulungen für den Einsatz von eDiscovery in jedem Unternehmen sind. Durch Schulungen lassen sich zahlreiche Vorteile erzielen: Der eDiscovery-Prozess wird schneller und in rechtlich vertretbarer Weise abgeschlossen, die Vorgehensweise ist bei allen Rechtsstreitigkeiten einheitlich, und es wird ein höheres Maß an relevanter Offenlegung erreicht.

Lineal ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich eDiscovery. Wenn Sie mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten, rufen Sie uns bitte unter +44 (0)20 7940 4799 an oder senden Sie eine E-Mail an info@linealservices.com.