Pedidos de informação por parte dos titulares dos dados: utilização de ferramentas de eDiscovery para garantir a conformidade e reduzir custos

Este artigo tem como objetivo fornecer orientações práticas a este respeito e mostrar como as empresas podem minimizar os custos e os transtornos operacionais decorrentes dos pedidos de acesso aos dados (DSAR).

Entre as evoluções notáveis do nosso tempo conta-se o enorme aumento do volume de dados. Segundo as estimativas, até 2020, serão gerados cerca de 1,7 megabytes de novas informações por segundo para cada pessoa no planeta. Outras estatísticas são igualmente surpreendentes. Empresas de todas as dimensões irão necessitar, num futuro não muito distante, de um sistema de análise de dados.

Entretanto, no âmbito jurídico, os pedidos de acesso à informação apresentados pelos titulares dos dados (DSARs) estão a tornar-se cada vez mais frequentes. As pessoas estão agora mais conscientes do seu direito de acesso aos seus dados pessoais e exercem esse direito com determinação — seja por preocupação com a sua própria privacidade, seja para obter vantagem em litígios. De facto, é frequentemente política oficial das autoridades de proteção de dados sensibilizar o público para estes direitos.

Tendo em conta estes desenvolvimentos, vale a pena compreender como as ferramentas de eDiscovery podem ser utilizadas para tratar os DSARs, especialmente em casos que envolvem «Big Data».

UM BREVE RESUMO SOBRE OS DSARs

A regulamentação DSAR visa proporcionar aos indivíduos transparência no que diz respeito aos seus «dados pessoais» armazenados por uma organização. Frequentemente, essa organização é o empregador atual ou anterior da pessoa em causa, mas pode também ser, por exemplo, um retalhista ou uma instituição académica.

Nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), que entrou em vigor a 25 de maio de 2018, os titulares dos dados têm determinados direitos relativamente aos seus dados pessoais que são armazenados por uma organização.

O artigo 15.º do RGPD estabelece que uma pessoa em causa tem o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os seus dados foram ou não tratados e, em caso afirmativo: …