As empresas estão a acompanhar o ritmo nas formações sobre eDiscovery?

Os investimentos em eDiscovery sem formação regular e eficaz podem ter um impacto negativo nos resultados obtidos.

De acordo com estudos recentes, muitas empresas sujeitas a uma forte regulamentação, por exemplo, dos setores financeiro e farmacêutico, apresentam lacunas na realização de formações em eDiscovery. Por isso, em muitos casos, as equipas de eDiscovery têm recorrido a organizar elas próprias as formações. Não é totalmente claro por que razão existe exatamente esta tendência. No entanto, poderá dever-se ao facto de os departamentos jurídicos internos de algumas empresas não dedicarem atenção suficiente aos processos detalhados.

Por que razão as formações em eDiscovery são tão importantes?

Para garantir que as provas eletrónicas continuem a ter validade jurídica

O processo de pesquisa, organização, verificação e análise de ESI é complexo do ponto de vista técnico e jurídico e é determinante para o sucesso de um litígio. Apesar da sua importância, muitas organizações continuam a não investir em pessoal especializado para a execução do processo de eDiscovery, razão pela qual, frequentemente, são os assistentes jurídicos e os técnicos jurídicos que ficam encarregados da implementação desses projetos.  Sem a formação adequada, podem não possuir as competências necessárias para conduzir o processo de forma juridicamente defensável. Assim, por exemplo, devido à falta de formação, pode acontecer que os utilizadores não compreendam a importância da preservação dos metadados, o que, por sua vez, pode ser de importância crucial para a preservação de provas.  O simples facto de abrir um documento ou de o mover para outro local de armazenamento pode alterar os metadados e torná-los inutilizáveis.

A maturidade requer conhecimentos especializados

Tal como o modelo de maturidade EDRM ilustra, as organizações que realizam eDiscovery podem variar entre um estado caótico e um estado integrado e organizado. Um dos critérios fundamentais para avaliar o grau de maturidade é a competência técnica — ou seja, a medida em que a organização dispõe dos conhecimentos jurídicos e de TI necessários para a realização de projetos de eDiscovery. Outro critério é o foco: a organização pretende apenas «fazer o trabalho» ou adota uma abordagem altamente organizada e interligada? Em última análise, a formação em eDiscovery pode melhorar ambos os aspetos, minimizando a necessidade de «tentativa e erro» e evitando que sejam aprendidas, desde o início, más práticas que mais tarde serão difíceis de corrigir. Ao compreenderem o processo EDRM e os princípios fundamentais do eDiscovery a todos os níveis, os colaboradores podem garantir que, desde o primeiro dia, contribuem para o desenvolvimento da maturidade da empresa.

A importância de verificar os seus resultados

Um dos aspetos fundamentais de um eDiscovery eficaz é a necessidade de identificar termos de pesquisa que forneçam os resultados essenciais. Isto pode exigir o recurso a processos de pesquisa e lógica complexos, para filtrar resultados irrelevantes e incluir os resultados relevantes. Posteriormente, são necessários testes para garantir que os termos de pesquisa finais são válidos. Por conseguinte, os colaboradores que realizam projetos de eDiscovery têm de compreender como as consultas de pesquisa são estruturadas e como os resultados são testados, a fim de obter os melhores resultados possíveis.

As soluções de software de eDiscovery diferem consideravelmente umas das outras

Embora o EDRM possa ser universalmente aplicável na área do eDiscovery, os colaboradores precisam, ainda assim, de formação sobre o software específico utilizado na sua empresa. Cada pacote de software difere, entre outros aspetos, no que diz respeito ao layout da interface do utilizador, à terminologia utilizada, à complexidade e às ferramentas disponíveis. O facto de um colaborador ter, por exemplo, adquirido experiência com o Relativity numa organização anterior não significa que saiba automaticamente como utilizar outra solução. Algumas soluções são instaladas localmente, enquanto outras são baseadas na nuvem, o que, por si só, já pode representar novos desafios para o utilizador. Por este motivo, recomendamos que se assegure que os utilizadores de software de eDiscovery recebam formação especificamente adaptada ao produto utilizado e que, idealmente, corresponda à forma como este é implementado e utilizado na sua empresa, de modo a obter o máximo impacto.

Como se pode realizar uma formação em eDiscovery?

As formações são ministradas por fornecedores de software de eDiscovery, empresas de consultoria e prestadores especializados em formação empresarial.

No entanto, antes de iniciar um programa de formação sobre eDiscovery, deve analisar as necessidades da sua empresa sob diferentes perspetivas:

• Quais são os principais grupos de utilizadores? – ou seja, utilizadores finais, como investigadores em questões jurídicas e administradores de TI
• O nível das competências internas existentes – isto ajuda a decidir se é necessário recorrer a formadores externos ou se pode contar com os membros da equipa já existentes
• O número de colaboradores a formar – se o número for muito reduzido, pode considerar a possibilidade de os enviar para uma formação externa (o que, além disso, reduz os custos). Se o número for superior, pode contratar um formador especializado.
• Dispõe do equipamento necessário para formar os colaboradores?
• A sua empresa dispõe de processos de eDiscovery específicos? Se sim, deve certificar-se de que as formações oferecidas têm em conta todas as particularidades que são relevantes na execução de projetos de eDiscovery na sua empresa.

Independentemente de optar por recursos de formação externos ou internos, deve também refletir sobre como garantir que as formações oferecidas se mantêm atualizadas e refletem todos os novos processos e procedimentos que tenha implementado.

Palavras finais

Nunca é demais salientar a importância de formações regulares e eficazes sobre a utilização do eDiscovery em qualquer empresa. A formação permite obter inúmeras vantagens: o processo de eDiscovery é concluído de forma mais rápida e juridicamente defensável, o procedimento é uniforme em todos os litígios e alcança-se um nível mais elevado de divulgação relevante.

A Lineal é uma empresa líder mundial na área do eDiscovery. Se desejar saber mais sobre os nossos serviços, contacte-nos através do número +44 (0)20 7940 4799 ou envie um e-mail para info@linealservices.com.