Die Herausforderungen durch mobile/intelligente Geräte und eDisclosure

Ist Ihnen bewusst, wie wichtig mobile/intelligente Geräte im Rahmen des eDisclosure-Prozesses werden?

Anfang Juni 2018 entschuldigte sich die scheidende Generalstaatsanwältin Alison Saunders, nachdem 47 Verfahren wegen Vergewaltigung oder Sexualdelikten eingestellt worden waren, weil die Staatsanwaltschaft oder die Polizei Beweismittel nicht ordnungsgemäß offengelegt hatten.

Aus den Zahlen ging zudem hervor, dass 2017 gegen 916 Personen die Anklage aufgrund von Versäumnissen bei der Offenlegung fallen gelassen wurde – ein Anstieg gegenüber 537 im Zeitraum 2014–2015 und 732 im darauffolgenden Jahr.

Als einer der Gründe für die katastrophale Lage im Strafrechtssystem, die dazu hätte führen können, dass viele unschuldige Menschen wegen Straftaten verurteilt worden wären, wird die Schwierigkeit der Staatsanwaltschaft (Crown Prosecution Service, CPS) genannt, mit der Fülle an Beweismaterial Schritt zu halten, das mittlerweile auf Smartphones und anderen mobilen Geräten verfügbar ist.

Und dabei geht es nicht nur um Smartphones. Smartwatches, Fitnessarmbänder, das Internet der Dinge, E-Reader, iPads – all diese Geräte können wichtige Informationen für die elektronische Offenlegung enthalten, die über die herkömmlichen Laptops oder Desktop-Computer hinausgehen.  Zu dem Problem der unendlichen Datenmengen auf zahlreichen Geräten kommt hinzu, dass IT-Abteilungen zwar mit den Sicherheitsproblemen im Zusammenhang mit intelligenten Geräten zu kämpfen haben, dabei jedoch möglicherweise die Risiken im Zusammenhang mit potenziellen Rechtsstreitigkeiten oder Compliance-Untersuchungen nicht im Blick haben.

Das Ausmaß der Nutzung von Smart-Geräten im Vereinigten Königreich

Den neuesten Daten zufolge besitzen mittlerweile 85 % der Erwachsenen im Vereinigten Königreich ein Smartphone.  Das bedeutet, dass fast alle Mitarbeiter sozusagen einen Supercomputer aus den 1990er Jahren in der Tasche haben. Zu den auf einem Smartphone gespeicherten Daten gehören Nachrichten aus verschiedenen Apps, Kalender, Fotos, der Web-Browserverlauf, GPS-Daten und Voicemails. All diese Informationen können bei einem Rechtsstreit oder im Rahmen einer unternehmensinternen Untersuchung von entscheidender Bedeutung sein.

Wie wir Smart-Geräte nutzen

Jeder, der sich daran erinnert, vor 15 Jahren eine E-Mail oder einen Brief geschrieben zu haben, weiß, dass die Vorstellung, am Ende ein Smiley oder einen Kuss hinzuzufügen, lächerlich gewesen wäre. Doch smarte Geräte fördern eine ungezwungene Kommunikation; Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmensleiter sagen über WhatsApp oder Slack oft Dinge, die sie in einer E-Mail niemals in Betracht ziehen würden.  Zudem werden Messaging-Dienste manchmal gerade deshalb als Alternative zur E-Mail genutzt, um etwas zu sagen, das belastend sein könnte – in der irrigen Annahme, dass Smartphone-Nachrichten im Gegensatz zu E-Mails nicht wiederhergestellt und als Beweismittel verwendet werden können.  Das ist jedoch nicht wahr, da es mittlerweile eine Vielzahl von E-Disclosure-Tools gibt, mit denen scheinbar gelöschte Daten von Mobiltelefonen wiederhergestellt werden können.

eDisclosure über mobile Geräte

Alles, was derzeit unter dem Begriff „elektronische Offenlegung“ fällt, stammt aus der Tradition einer Welt der Dokumente: Memos, Protokolle, Briefe, E-Mails usw. Mobile eDisclosure hat nichts mit Dokumenten zu tun, sondern dreht sich ausschließlich um Daten.  Zudem werden die von Smartphones erfassten Daten nicht unbedingt vom Besitzer selbst eingegeben, sondern stammen von Apps und Suchmaschinen, die verfolgen, was wir uns ansehen, was uns gefällt und wohin wir reisen.

Die Offenlegungspflichten im Zusammenhang mit Mobilgeräten erfordern ebenfalls eine Anpassung des Offenlegungsprozesses. Ein US-Anwalt formulierte dies wie folgt:

„Mobilgeräte sind anders, sie geben nicht ganz dieselben Antworten auf unsere Fragen. Man braucht einen neuen Blickwinkel, um zu erkennen, was uns Mobilgeräte eigentlich bringen … Wir müssen die Fragen an die Daten anpassen und nicht den traditionellen Ansatz verfolgen – eine lineare Auswertung der Kommunikation wie beispielsweise per E-Mail.“

In den Vereinigten Staaten haben die Gerichte Maßnahmen ergriffen, um Urteile zu fällen und sogar Sanktionen gegen Unternehmen zu verhängen, um sicherzustellen, dass diese Mobilfunkdaten erfassen und schützen. So zum Beispiel in der Rechtssache „Re Pradaxa (Dabigatron Exterilate) Prods. Liab. Litig., MDL Nr. 22385, 2013 WL 6486921 (S.D. Ill. 9. Dez. 2013) wurden im Rahmen des eDisclosure-Verfahrens Textnachrichten von den Klägern angefordert.  Die Beklagten verhinderten jedoch nicht die Löschung der Nachrichten, nachdem die Aufbewahrungspflicht im Rahmen des Rechtsstreits verhängt worden war. Das Gericht verhängte gegen das Unternehmen eine Geldstrafe von fast 1 Million US-Dollar, weil es die Löschung von Nachrichten auf firmeneigenen Smartphones nicht verhindert hatte.

In jüngerer Zeit entschied ein Gericht in der Rechtssache „Ronnie Van Zant, Inc. gegen Pyle“, 17 Civ. 3360 (RWS), 2017 WL 3271777 (S.D.N.Y., 23. August 2017), bei dem es um einen Rechtsstreit über die Produktion eines Films über die Rockband Lynyrd Skynyrd ging, entschied ein Gericht, dass ein Geschäftsführer, der einen Vertrag mit dem Beklagten hatte und ein Interesse an dem Rechtsstreit besaß, es besser hätte wissen müssen, als während des laufenden Verfahrens Textnachrichten auf seinem Mobiltelefon zu löschen.

Auch wenn die oben genannten Fälle aus den USA stammen, besteht kaum ein Zweifel daran, dass das Thema mobile Daten und E-Disclosure schon sehr bald vor den englischen Gerichten behandelt werden wird.

Fazit

Heutzutage haben die meisten Menschen ihr Smartphone immer griffbereit. Es ist das Gerät, das mehr über uns weiß als jedes andere: was wir denken, was wir tun, mit wem wir zusammen sind, wo wir gewesen sind.  Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen mobile Geräte genauso behandeln wie ihre E-Mail-Server und Festplatten; sie müssen ihre Mitarbeiter darüber aufklären, dass die darauf gespeicherten Daten in Rechtsstreitigkeiten oder bei unternehmensinternen Untersuchungen verwendet werden können und werden.

Viele werden sich an die Anfänge der E-Mail erinnern, als Unternehmen argumentierten, dass E-Mails keine Unternehmenskommunikation darstellten und daher keine Verpflichtung bestehe, sie im Falle eines Rechtsstreits oder einer Compliance-Untersuchung aufzubewahren.  Heutzutage spielen E-Mails eine zentrale Rolle im eDisclosure-Prozess, und es fällt schwer, sich an eine Zeit zu erinnern, in der dies nicht der Fall war. Ein ähnlicher Weg zeichnet sich nun auch im Hinblick auf Smart-Geräte ab, die mit größerer Genauigkeit als je zuvor Aufschluss über die Handlungen, Gedanken und Aufenthaltsorte einer Person geben können.

Lineal ist ein weltweit führender Anbieter von flexiblen Lösungen für eDisclosure und Prozessunterstützung. Um mehr über Predictive Coding, eDisclosure und unsere weiteren Dienstleistungen zu erfahren, rufen Sie uns bitte unter +44 (0)20 7940 4799 an oder senden Sie eine E-Mail an info@linealservices.com.