O ponto cego da conformidade: identificar os riscos antes que estes o apanhem de surpresa

Se perguntarmos a um responsável pela conformidade o que mais lhe causa preocupação, raramente será o problema que já se encontra na sua secretária. Trata-se, antes, do problema que ainda ninguém descobriu.

À maioria das equipas de conformidade não faltam diretrizes, orientações, formação ou boas intenções. O que lhes falta é uma abordagem prática para detetar problemas antes que outra pessoa os descubra por elas: uma autoridade reguladora, um jornalista ou um ex-colaborador com uma captura de ecrã e algum ressentimento.

A causa é de natureza estrutural e vale a pena compreendê-la, pois resolver o problema é menos trabalhoso do que a maioria das equipas de conformidade e dos gestores responsáveis costumam pensar.

Por que razão as equipas de conformidade continuam a agir de forma reativa

Cinco fatores que atuam em conjunto acabam por colocar, de forma discreta, até mesmo os departamentos de conformidade bem geridos numa posição de desvantagem.

Se considerarmos estes cinco fatores em conjunto, a conclusão é óbvia: recursos humanos limitados, tempo limitado, cautela jurídica e volume de trabalho crescente. Perante esta combinação, quase todas as equipas assumirão automaticamente a mesma atitude. Fica-se à espera da reclamação, da desistência, da carta, em vez de procurar ativamente os problemas numa terça-feira tranquila.

O preço de descobrir isso tarde demais

A conformidade reativa acarreta custos ocultos que só se tornam visíveis mais tarde – e é precisamente isso que torna tão fácil ignorá-la.

Quando um problema vem à tona por si só, raramente é ainda de menor importância. O que, seis meses antes, talvez tivesse sido apenas uma correção discreta e interna, pode rapidamente tornar-se um assunto oficial: uma autoridade de supervisão faz perguntas, a administração exige respostas e o balanço reflete mais a dimensão do caos do que a dimensão do problema inicial.

As ferramentas que permitem a realização de investigações e divulgações em grande escala — incluindo verificações apoiadas por IA, recolha de dados gerida e fluxos de trabalho estruturados — já existem há anos. No entanto, foram originalmente desenvolvidas para um fim diferente: para litígios abrangentes e para dar resposta a exigências regulamentares, e não para as tarefas correntes e menos complexas das auditorias internas. Esta discrepância constitui a lacuna com a qual a maioria das equipas de conformidade simplesmente se conformou.

Uma forma menos trabalhosa

Uma verificação por amostragem do cumprimento das normas não é uma investigação oficial, e é precisamente o facto de a tratar como tal que a faz parecer inasequível.

Esta distinção tem implicações no que uma equipa de conformidade pode fazer de forma rotineira – e não apenas quando já é tarde demais.

O que muda realmente com o Managed eDiscovery

• Recolha e análise de dados otimizadas. Um serviço gerido encarrega-se dos processos técnicos e assegura a recolha de dados a nível regional em cinco continentes e em onze centros de dados, pelo que não é necessário implementar novos sistemas nem contratar pessoal adicional a nível interno.
• IA que encontra a agulha no palheiro. O Amplify™ filtra, a partir de milhões de documentos, um punhado de documentos relevantes em questão de horas, em vez de semanas. Numa análise de concorrência transfronteiriça, foram carregados 8,6 milhões de documentos, dos quais apenas 87 000 necessitaram de uma verificação manual.
• Relatórios que são realmente lidos. Os painéis de controlo transformam os dados brutos das avaliações em informações com base nas quais uma equipa de conformidade, o conselho de administração ou a comissão de auditoria podem tomar medidas.
• Memória institucional. Cada auditoria por amostragem serve de base para a seguinte, pelo que as auditorias futuras serão mais influenciadas pelas conclusões anteriores da equipa de conformidade do que por uma lista geral de palavras-chave.
• Redução mensurável do risco. Graças a sinais precoces, uma equipa de conformidade pode agir de forma proativa face aos riscos, em vez de se limitar a reagir a eles, e a alteração do nível de risco passa a ser algo que a equipa pode comprovar perante o conselho de administração, em vez de se limitar a afirmá-la.

Por onde é que se deve começar?

Para isso, não é necessário nem um orçamento maior nem uma equipa maior. O que importa, antes de mais, é encarar uma amostra como aquilo que ela realmente é: simples, rápida e repetível – e não como algo que se deva evitar, porque dá a sensação de que se está a iniciar uma investigação formal.

Uma primeira verificação por amostragem é, regra geral, deliberadamente restrita: uma área de negócio, uma fonte de dados, uma questão específica. A equipa de apoio em matéria de risco e conformidade da Lineal realiza programas de teste proativos para funções jurídicas e de conformidade em diversos âmbitos jurídicos, e a primeira reunião destina-se, normalmente, a delimitar o âmbito da questão em causa. Entre em contacto connosco para discutir com Ilan Sherr, Vice-Presidente de Investigações e Resposta Regulatória, o que uma primeira análise iria abranger.

As organizações que previnem riscos raramente são aquelas que dispõem de mais recursos. São, pelo contrário, aquelas que estão dispostas a tomar a iniciativa por si próprias, antes mesmo de lhes ser pedido.

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Sobre o autor

Ilan Sherr é um especialista de renome em questões regulatórias e conformidade em IA, com mais de duas décadas de experiência na prestação de consultoria a empresas globais nas áreas do direito da concorrência, investigações internas e IA aplicada. Ilan prestou aconselhamento a empresas globais em operações de busca e apreensão, inquéritos antitrust, investigações internas, controlo de fusões e estratégias regulatórias transnacionais. É vice-presidente de Investigações e Medidas Regulatórias na Lineal, onde apoia os clientes na transição de uma abordagem reativa face às medidas regulatórias para uma gestão regulatória proativa e baseada em dados, utilizando os produtos e serviços da Lineal, incluindo o conjunto de ferramentas Amplify™. Antes de ingressar na Lineal, Ilan foi Diretor Executivo na DLA Piper, onde fundou a Aiscension, uma empresa de conformidade baseada em IA que foi distinguida pela «The Lawyer», pelos «Financial Times Innovative Lawyer Awards», «Legal Week» e «ALM Law.com». Advogado habilitado a exercer na Inglaterra e no País de Gales, bem como na República da Irlanda, foi incluído na lista «Hot 100» da revista «The Lawyer» pelo seu trabalho na área da IA e da gestão de riscos jurídicos.

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Sobre a Lineal

A Lineal é uma empresa inovadora na área das soluções de eDiscovery e tecnologia jurídica, que apoia escritórios de advogados e empresas com estratégias modernas de gestão e análise de dados. Fundada em 2009, a Lineal especializou-se em serviços abrangentes de eDiscovery. Para tal, a empresa utiliza a sua plataforma tecnológica própria, a Amplify™, para aumentar a eficiência e a precisão no processamento de grandes volumes de dados eletrónicos. Com uma presença global e uma equipa de profissionais experientes, a Lineal tem como objetivo fornecer soluções personalizadas que garantam os melhores resultados jurídicos para os seus clientes. Para mais informações, visite lineal.com.