贵组织能否妥善处理数据主体提出的获取信息请求（DSAR）？

所有组织都必须做好准备，并有能力回应数据主体提出的信息请求（DSAR）；您在这方面的准备程度如何？ 

对于所有企业和组织——无论是私营还是公共机构——都至关重要的是要理解，所有相关人员均享有 根据《通用数据保护条例》（GDPR）第15条的规定，享有对其相关且已被存储的个人数据进行全面查阅的权利。  此类请求被称为“数据主体访问请求”（Data Subject Access Requests，DSAR），数据主体可通过口头或书面形式提出，而企业则有法律义务立即作出详尽答复。  在本文中，我们将阐述DSAR在数据保护法规框架下的影响，并说明企业如何确保做好准备以应对此类请求。

《通用数据保护条例》（GDPR）第15条的具体内容是什么？

《通用数据保护条例》（GDPR）第15条对数据主体的访问权作了规定。该条文具体规定如下：

“相关个人有权要求数据控制者确认是否正在处理与其有关的个人数据；若确有处理，则有权获取有关该个人数据的信息。”

该条文还指出，除获取关于其本人的存储数据副本外，数据主体还有权获取有关数据处理目的、所涉数据类别、接收方、 保存期限、更正权、限制处理权、删除权和反对权的存在，以及提出投诉的权利、信息来源以及是否存在自动化决策（例如，建立个人画像）等信息。

如果数据将被转移至第三国或国际组织，数据主体有权了解在此次数据转移过程中采取的保护措施。

根据相关法规处理DSAR请求

制定一份精心设计且内容全面的书面指南来处理访问请求，可确保贵组织始终严格遵守适用法律规定处理所有DSAR请求。该流程自收到请求之日起即开始启动。 需要明确的是，DSAR请求与投诉或单纯的信息查询有所不同；DSAR请求旨在明确要求获取数据控制者持有的个人数据副本。  然而，该请求无需明确包含“数据主体访问请求”或“访问请求”等字样，即可被视为正式的个人数据访问请求； 因此，您应确保员工能够识别此类请求，无论其是以书面、电子或口头形式收到的。

如果申请是以口头形式提出的，则必须考虑如何记录和存档该申请，并应与申请人明确申请的具体细节。

一旦识别出DSAR，必须按照贵组织的指导方针，遵循标准化的流程处理该请求。该流程应包括以下内容：

1. a) 核实申请人的身份（以防止个人数据被盗和欺诈行为）
2. b) 了解在何种情况下应驳回申请
3. c) 订单收讫确认
4. d) 如有必要，请求提供补充信息，以完成访问申请流程
5. e) 应根据请求提供的个人数据及任何补充信息（参见上文列表）
6. f) 答复期限（自提出请求之日起一个月）及可能延期的条件
7. g) 关于语言可理解性的指导原则（特别是在与儿童沟通时）
8. h) 如何处理涉及他人的请求

一旦您备妥身份证明文件及处理该请求所需的所有其他信息，就应汇总贵组织存储的所有相关个人数据——无论这些数据是以电子形式还是纸质形式保存的。  如果申请人信息中包含涉及他人的数据，则需决定是否应对这些数据进行遮蔽，或者其披露是否不会引发任何问题（这一点应在关于个人数据访问请求的内部指引中予以说明）。

应在规定的一个月期限内，以清晰且不使用技术术语的方式向申请人作出正式答复。换言之：所提供的所有信息都应让普通公民能够理解（同时应考虑到儿童的需求）。

如有必要，正式答复的期限可予以延长（最长可延长两个月）；但必须在收到请求之日起一个月内提交延长理由。

对于某些组织而言，建立一个安全的“自助服务”门户可能更为高效，通过该门户，人们可以在需要时自行查找所需信息。

如果贵组织聘请了外部分包商呢？

在委托外部分包商处理数据时，往往存在关于应由谁处理数据访问请求（DSAR）的不确定性。此方面的法律状况十分明确：无论是否将处理任务外包，委托处理的数据控制者均有责任回应DSAR请求。  英国信息专员办公室（ICO）明确指出，数据控制者应与其数据处理方签订足够详细的合同，以确保数据主体提出的所有访问请求都能得到妥善处理和回应。 换言之：外包并不免除组织在《通用数据保护条例》（GDPR）下关于访问请求的义务。

总而言之，可以说

处理DSAR可能会给任何组织带来相当大的资源压力。 通过制定一份清晰的指导文件，详细说明识别、处理和回应所有DSAR的完整流程，可以确保您的组织以统一的方式处理每项请求，同时将工作量降至最低，并在规定时限内完成。  如果您不确定贵公司是否具备处理 DSAR 的能力，可以借助信息披露和《通用数据保护条例》（GDPR）领域的专家， 快速建立一套能够满足您长期需求、并保护您免受因处理不当而引发的潜在投诉或不必要诉讼的系统。  就DSAR而言，做好准备工作、开展培训以及定期审查现行法律义务，是成功的关键。

Lineal 是全球领先的电子取证（eDiscovery）和数据主体访问请求（DSAR）服务提供商。如需进一步了解我们的服务，请致电 +44 (0)20 7940 4799 或发送电子邮件至 info@linealservices.com 与我们联系。